5 Ferramentas para Otimizar o Tempo no Dia a Dia

como otimizar o tempo eficientemente

Nos dias atuais o tempo é um recurso extremamente valioso. São muitas tarefas, atividades e desafios diários e é preciso ter como resolver todas essas questões com extrema agilidade. Para lidar bem com essa rotina tão agitada é essencial ter um bom planejamento e gestão de tempo, afinal não é difícil se perder no meio de tantos afazeres. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada. São diversos recursos já existentes que permitem um grande auxílio para otimizar o tempo no dia-a-dia.

Veja a seguir 5 ferramentas para otimizar o tempo na sua rotina.

Experimente alguns deles: pode ser um grande diferencial para a sua vida.

1) Armazenamento de dados em nuvem

Os benefícios do armazenamento de dados em nuvem é um recurso cada vez mais popular e que pode ajudar (e muito) a otimizar o tempo na sua rotina. Isso vale tanto para o lado pessoal, como para o profissional. A principal razão para usar desse recurso está no armazenamento dos seus documentos. Seja em casa ou na sua empresa, você certamente lida com arquivos, documentos e/ou planilhas.
Com o armazenamento em nuvem você poderá facilitar o acesso a essas ferramentas que demoraria muito mais tempo para localizá-los de outra maneira.

Isso vale sobretudo para os documentos físicos e em ambiente empresarial: se você usa bastante deles, considere seriamente usar do armazenamento em nuvem para poupar tempo. Além disso, pode compartilhar com outras pessoas com muito mais agilidade também.

2) Tabela de inimigos da produtividade

Uma ferramenta muito simples pode ajudar bastante com a melhora de produtividade no seu dia-a-dia. Ela consiste em criar uma tabela (pode ser algo simples como um cartaz ou algo mais produzido como uma planilha no Excel) e listar todas as coisas que fazem você perder tempo.

Acabar com o zumbido no ouvido

Em “perder tempo” entenda tudo aquilo que você costuma fazer e que atrapalham a sua produtividade. É o caso de redes sociais (WhatsApp e Facebook, principalmente), verificação de e-mail pessoal e tempo na internet em sites de assuntos quaisquer.

Notícia Diárias Para Quem Não Tem Tempo

Para cada atividade você deve marcar ao final do dia se aquilo tomou muito ou pouco do seu tempo. Lembre-se: a ideia é ganhar produtividade, portanto nada de listas muito longas e que exijam que você pense muito na hora do preenchimento.

De tempos em tempos (preferencialmente todo mês) você deve checar essa tabela e ver como está o andamento da sua produtividade. No começo pode parecer que essa tabela é uma ferramenta que fará você perder tempo, porém a identificação de oportunidades de melhoria a converterá em algo perfeito para otimizar o seu tempo.

3) Ferramenta 70 – 20 -10

Essa é uma técnica especialmente eficaz para pequenos empreendedores que apresentam dificuldade com a gestão do seu tempo. Os números indicam percentuais que devem nortear a sua atuação diária.
70% delas devem ser as chamas “atividades-chave” – e o foco será total sobre elas, aumentando sua produtividade. Você escolhe como dividirá esse 70% do seu tempo, porém deve ser 100% focado nas suas entregas.

O restante do tempo (30%) de dividirá de duas formas:

  • 20% focado para pensar em como melhorar o desempenho sobre as suas tarefas individuais
  • 10% para reavaliar os recursos (pessoais ou organizacionais) que poderiam ser melhores para que você produzisse mais

Usar da ferramenta 70-20-10 para a sua rotina também implica em uma melhora contínua dos seus processos – e isso tornará sua gestão de tempo muito mais eficiente no longo prazo.

4) Salpinx

Apesar do nome complexo, essa ferramenta alia a tecnologia aos processos diários, permitindo facilidade em identificar como está o seu gerenciamento do tempo. Ela funciona especialmente bem para gestores identificarem a gestão de tempo dos seus colaboradores.

Acabar com o zumbido no ouvido

Ao usá-la, a própria ferramenta divide o tempo em produtivo, interrompido e improdutivo – assinalando, inclusive, o que o funcionário fez nesse período improdutivo. Assim ficará mais fácil identificar onde está o problema de tempo e o que fazer para corrigi-lo.

5) Sistema ERP

Ainda para os amantes da tecnologia, uma das melhores alternativas é adicionar um software de gestão empresarial integrada que apresente o máximo de informações a respeito da sua empresa.
Com isso, você consegue ter todas as informações sobre o seu negócio sem depender de respostas e pessoas.

Isso, claro, acaba por fazer a otimização do tempo diário, tornando-o mais eficaz e produtivo.
Uma das referências nesse tipo de ferramenta é GestãoClick, um sistema ERP online. Ela possui o software ideal para quem busca otimização do tempo e maior controle sobre as suas atividades.

O sistema de gestão para pequenas empresa oferece controle financeiro, controle de estoque, controle de vendas, emissão de notas fiscais entre diversas outras tarefas que vão possibilitar o ganho de tempo na sua rotina.

GestãoClick é um software de gestão empresarial online no qual você consegue administrar com agilidade e facilidade todos os departamentos da sua empresa, seja ela de comercio ou prestação de serviço. O ERP oferece controle de estoque, controle financeiro, emissão de notas fiscais e muito mais. O teste é grátis por 15 dias, vale a pena conhecer!